供應商管理平臺，優化企業采購流程的解決方案

在連鎖店經營過程中，日常經營材料和供應商材料種類繁多，數量大，流程復雜。目前，傳統人工管理或多系統分散處理的方案難以幫助企業完成統一管理達成數據共享，導致諸多的企業運營問題：

• 申請審核流程繁瑣，信息傳遞滯后
• 材料供應不及時，影響門店經營
• 供應商和材料信息不透明，難以追溯
• 數據分散、統計分析困難

因此，需要建立一套“供應商選擇和材料采購平臺”，統一規范申請、審計、供應、配送、收貨的全過程，提高采購效率和管理透明度。

建設目標

• 簡化材料采購步驟：店面可以方便地提交申請，減少重復溝通
• 高效審查和發送訂單:區域運營快速審批，系統自動發送訂單或推薦供應商
• 供應商和材料的統一管理:實現供應商資質、材料目錄、價格等的集中維護
• 全程可視化追蹤：申請、審批、發貨、到貨、收貨各環節狀態透明
• 資料沉淀與決策支持：形成標準化資料，為采購方案及成本分析提供參考。

主要用戶與角色

• 商店經理：提交日常材料申請，查看審核和配送進度。
• 區域經理/經營:審批管轄范圍內的門店申請，按需向供應商發送訂單
• 零售業務/總部：供應商、材料、定價策略和規則的統一管理
• 供應商：維護物料信息、接單、發貨、反饋交期
• 倉儲/收貨人員：驗收到貨物料，處理差異
• 管理層：查看報告，監控采購成本，供應商業績

核心功能需求

1. 物料訂購與申請

• 商店經理通過平臺提交材料申請(支持普通材料清單，批量選擇)
• 申請表包括材料名稱、規格、數量、預估到達日期、用途等信息
• 可以上傳附件，備注特別要求

2. 區域審批與派單

• 根據配額、數量或材料類型，系統自動匹配審批流程
• 區域經理快速審批（同意/駁回/轉審）
• 支持供應商的選擇或由系統推薦供應商發送訂單

3. 供應商與物料管理

• 統一維護供應商資質、聯系方式、供貨范圍、交貨周期
• 統一管理運營材料和供應商材料目錄（SKU、價格，起訂量最小等等)
• 根據不同的供應商和材料價格，支持區域/商店的設置

4. 發貨與配送跟蹤

• 確定訂單后，供應商上傳發貨計劃，快遞訂單號
• 商店可以隨時查看在途狀態，估計到貨時間
• 系統可自動提醒異常（延遲、缺貨等）

5. 收貨與驗收

• 商店或倉儲人員確認收貨，并記錄實際到貨數量和質量
• 異常情況可直接在系統中發起差異處理(備貨、退貨、賠付)

6. 報表與分析

• 多維報表，如采購金額、材料消耗趨勢、供應商履約率等。
• 區域、門店、供應商對比分析
• 為總部采購方案和成本控制提供數據支持

7. 權限與通知

• 按角色分配權限，確保數據安全
• 自動推送重要節點消息(提交申請、審核結果、發貨到貨等)

供應商的選擇是有效業務運作的基石，但它通常具有復雜性和低效率。挑戰可能令人望而生畏，從指導和跟蹤績效到合規和降低風險。然而，有一個解決方案可以將供應商選擇轉化為簡化的戰略過程：供應商管理系統。

這類軟件平臺是簡化供應商選擇的綜合工具，使企業能夠在其供應鏈中獲得更多的可見性、韌性和效率。

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