SOP 一變就要改系統？自定義工作流讓定制系統真正“跟著業務走”

企業在數字化的過程中，很多企業管理者在選擇軟件和系統甚至實施過程中內心都會有一個共同的困惑和擔憂：

“企業SOP 一調整，這款系統就跟不上；SOP 再一變，我們就不得不找軟件開發公司修改代碼，這正常嗎？”

特別是在制造、物業、藥業、實驗室、園區運營、工程服務等領域，SOP(標準操作流程)不是一成不變的，而是隨著政策、運作模式、組織結構、客戶要求的不斷優化。

但現實是：系統通常已經成為一個系統 SOP 變化的最大阻力。

于是問題來了：

• SOP 為什么會經常改變？
• 為何購買成品系統，反而被系統“綁架”？
• 即使進行了系統定制開發，為什么要改變？ SOP 還是要改變代碼？
• 有沒有一種方式，讓系統真正“跟著業務走”？

這些問題答案就是：自定義工作流（Workflow）。

一、企業 SOP 為什么會頻繁修改？這是常態，不是問題

很多開發企業都誤以為，甚至很多專業軟件開發人員都在吐槽：

企業SOP 就應該是穩定的，頻繁調整說明這家企業管理就有問題。

但如果站在企業實際真實的運營角度，這個認知并不成立。差異化經營和SOP調整本身就是一家企業優化生產和管理，獲得競爭優勢的一種主要手段！

1. 企業業務在變，SOP就不可能不變

一個企業的SOP的變化，通常來自這些實際存在的真實原因：

• 企業有新業務上線
• 企業的客戶需求出現變化
• 內部組織架構調整
• 企業崗位職責拆分或者合并
• 企業管理層決策發生變化
• 企業在合規政策、監管方面做出變化
• 企業內部流程發現效率問題并繼續改變
• 企業數字化落地后，企業流程被重新設計的情況

例如：

• 原來某企業的費用審批流程從2 級審批改成 3 級
• 企業實施了物聯改造，擁有了設備數據自動化采集能力，因此要從原來人工觸發巡檢改成定期和異常觸發
• 為了管理流程更優化，由原來線下簽字改成線上電子審批
• 原來所有工單走同一流程導致生產流程沒法按照客戶和訂單重要性區分處理，現需要改成按類型走不同流程

由此可見SOP 本身就是“活的”。

2. 其實真正的問題不是企業SOP的改變，而是成品系統或者定制系統“沒有靈活度”

很多企業數字化的過程中真正的痛點在于：

• 企業SOP 一變，現有系統就不支持
• 成品系統流程固化，無法靈活支持
• 老系統甚至改一個審批節點就需要動用開發
• 系統改一個表單字段就要上線新的版本
• 系統修改時間過長導致業務受阻
• 數字化反而成了瓶頸

久而久之，企業的整體數字化運作就會出現一個普遍的危險現象：

企業業務已經變了，但系統還停留在過去，大家的工作量不降反升，每天都在應付系統做一些無意義的操作

二、為什么很多企業選擇系統定制開發，而不是直接用成品系統？

這其實是很多企業在數選擇字化初期都會面臨的選擇。

1. 成品系統的優勢和局限

成品系統的優勢很明顯：

• 上線周期短，上線效率快
• 企業初期投入成本相對低
• 功能標準化，可以馬上看到

但它的局限也非常致命：

• 流程是“開發公司開發那時候所設計的流程，可能存在脫節和不適用的方式”
• 企業SOP 必須去“適配系統”，導致大量的操作習慣適應成本
• 系統可改動空間極小
• 對于企業實際的復雜審批、條件判斷支持不足
• 對企業流程中對多部門、多角色的部分復雜場景難以覆蓋

很多企業直到用了 1–2 年后才發現：系統本身可能沒問題，但肯定不適合自己。

2. 定制系統開發的初衷：為了更貼合企業真實 SOP

于是，越來越多企業選擇系統定制開發，魁鯨科技作為一家上海系統定制開發公司每年都會為企業打造落地很多款系統，所有客戶目的只有一個：

讓系統貼合業務，而不是讓企業業務反過來遷就系統。

企業通過定制系統開發可以：

• 按照當前企業的真實SOP進行數據建模和流程設計
• 系統可以更貼合組織架構
• 可以按需對接現有系統，不會存在數據孤島
• 能根據企業的個性管理特色進行定制從而滿足行業特殊要求

但問題也隨之而來。

三、為什么“即使做了定制開發”，SOP 改了還是要改代碼？

這是很多企業在實施系統定制開發前依舊無法擺脫的困擾！

1. 傳統定制系統的本質：流程依然寫死在代碼里

很多所謂“定制系統”，本質是：

• 把當下 SOP 寫成固定的代碼
• 根據企業當前情況把所有審批節點寫死
• 所有的業務表單字段寫死，或者單純預留更多的字段將來使用
• 業務條件判斷只能寫死

當 SOP 是這樣描述的：

A → B → C → D

開發就會這樣寫代碼。

但當 SOP 變成：

A → B →（條件判斷）→ C1 / C2 → D

例如：

系統需要每周自動生成巡檢任務
當費用申報超過最新設定的閾值，出現異常才走審批

這時，問題就出現了。

2. 事實上SOP 變化 ≠ 小改動，而是“流程邏輯變化”

企業SOP 的變化往往不是：

• 單純改個文案
• 單純只是改個表單字段

而是：

• 流程節點變化
• 流轉和審批的條件有變化
• 處理流程的人員/角色變化
• 流程分支有變化，分支有了擴展或者縮減
• 如果系統底層沒有預置“自定義工作流引擎”，那也只能通過改代碼方式

于是企業就會陷入：

“系統是定制的，但為什么流程還這么不靈活。”

四、解密自定義工作流到底是什么？

自定義工作流其實從更高維度對大部分企業的流程行為進行抽象設計，預設定了流程中的關鍵因素，例如：處理人員、處理條件、處理節點、流程順序等；

1. 自定義工作流的核心思想

一句話解釋：

把 SOP 從“代碼邏輯”，變成“用戶可見并可配置的規則”。

也就是說：

• 系統的很多業務流程不再寫死在代碼中
• 流程是可以通過界面配置生成
• 處理節點的業務人員、部門和人員是可調整的
• 大部分流程改變從此無需改代碼、無需重新上線

2. 自定義工作流的核心組成拆解

一套成熟的 Workflow（自定義工作流），通常應該包含以下能力：

（1）自定義表單

• 業務表單字段可拖拉配置
• 字段類型可選（文本、數字、下拉、附件等），當然這一般都是企業IT管理人員操作為主，整體類似于釘釘、企微、飛書此類的
• 字段是否必填可配置
• 字段校驗規則可設置
• 字段權限可配置

（2）自定義審批節點

• 審批人按角色、部門、個人配置
• 支持單人/多人/會簽/或批
• 支持系統流程按條件自動審批
• 自定義流程支持并行節點
• 支持結合表單數據進行條件判斷

（3）條件節點

• 根據表單數據判斷走向
• 金額大小
• 數據是否異常，異常判斷可以支持公式

例如：

金額 ≤ 5000 → 主管審批
金額 ＞ 5000 → 主管 + 財務 + 總監

（4）周期性任務觸發

• 每天 / 每周 / 每月自動觸發
• 定時日期/時間觸發
• 指定條件觸發

（5）事件觸發與自動動作

• 狀態變化自動通知
• 異常自動生成新流程
• 流程結束自動寫回業務數據

五、自定義流程（工作流）的應用場景

例子：物業巡檢 SOP 調整

原 SOP：

• 人工發起巡檢工單
• 巡檢完成提交
• 主管審批

新 SOP：

• 系統每周一自動生成巡檢任務
• 巡檢拍照上傳
• 若無異常，自動完成
• 若有異常，自動生成維修工單并走審批

通過自定義工作流實現：

1. 配置“巡檢表單”
   1. 設置“每周一自動觸發”
   2. 配置條件節點：
2. 是否存在異常？
   1. 異常 = 是 → 進入維修工單流程
   2. 異常 = 否 → 自動結束

全程無需改代碼。

六、系統定制開發中的真實經驗與心得

魁鯨科技作為一家上海系統定制開發 的公司，長期深耕于企業定制開發業務，魁鯨科技在大量項目中反復驗證了一點：

系統最大的價值，不是“系統本身”，而是“持續適應業務變化”。

我們的核心經驗會在系統定制調研時期就默認：

• SOP 一定會變
• 人員一定會變
• 組織一定會變

系統必須為變化留空間。

把定制工作流作為“系統的中樞神經”

七、自定義工作流 / Workflow 的核心應用場景舉例

幾乎所有“流程型業務”都適合：

• 工單系統（維修、售后、巡檢）
• 物業管理流程
• 費控場景、報銷與財務審批
• 企業設備管理和維保流程
• 實驗室 SOP 管理
• 企業OA行政審批
• 企業項目管理
• 合規流程審批

只要 SOP 會變，系統就必須有自定義工作流。

八、總結：真正聰明的系統，一定是“可變的系統”

最后用一句話總結全文：

數字化核心問題不在于 企業SOP 變得快，而在于系統設計沒考慮更多的空間。

自定義工作流 + 定制系統，才是企業長期數字化的正確打開方式。