南科協(xié)同辦公OA系統(tǒng)一期

南科為了實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)，希望借助協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立一套統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的、靈活的協(xié)同辦公平臺(tái)。通過實(shí)現(xiàn)集團(tuán)式的一體化運(yùn)營(yíng)管理，建立集權(quán)與分權(quán)的管控模式，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部高度協(xié)同統(tǒng)一，保證信息傳遞的及時(shí)性、 真實(shí)性等高要求，能以最低的成本、更快的速度和更好的質(zhì)量發(fā)展，并兼顧幾點(diǎn)核心管理需求。OA系統(tǒng)支持公司在采用矩陣式管理模式的同時(shí)，優(yōu)先落實(shí)實(shí)現(xiàn)公司當(dāng)前管理與業(yè)務(wù)上已經(jīng)建立的各項(xiàng)制度和規(guī)范，建立集團(tuán)管控的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的運(yùn)營(yíng)體系，并通過管理平臺(tái)和數(shù)字化實(shí)現(xiàn)方式， 協(xié)助公司在各部門層面實(shí)現(xiàn)對(duì)全面管控和一體化運(yùn)營(yíng)的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。

本項(xiàng)目非常強(qiáng)調(diào)集團(tuán)化形式的集中管控的要求，解決方案尤其強(qiáng)調(diào)集中的流程協(xié)同管理，并要求考慮數(shù)據(jù)與權(quán)限的集中管控、 異構(gòu)信息系統(tǒng)的整合、集團(tuán)集體企業(yè)文化的打造，集團(tuán)協(xié)作能力 和資源共享能力的培養(yǎng)。同時(shí)各個(gè)分支或區(qū)域機(jī)構(gòu)擁有單位內(nèi)部的全部管理權(quán)限，滿足各機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理需要和信息安全的需要。 集團(tuán)化多組織應(yīng)用是本項(xiàng)目的需求核心。平臺(tái)應(yīng)用架構(gòu)必須支持集團(tuán)性大型組織的發(fā)展和變化，必須解決組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)重組、組織再造等結(jié)構(gòu)治理向?qū)?yīng)的問題，支持大型組織長(zhǎng)期發(fā)展架構(gòu)模型，支持虛擬組織（如項(xiàng)目組）形式，能夠協(xié)助建立與集團(tuán)核心管理流程和治理模式相適應(yīng)的跨單位流程及權(quán)責(zé)體系，從而協(xié)助集團(tuán)政策規(guī)則制度執(zhí)行的落地，滿足集團(tuán)戰(zhàn)略管控、運(yùn)營(yíng) 管控和財(cái)務(wù)管控的戰(zhàn)略協(xié)同行為和垂直業(yè)務(wù)管控的要求，解決跨組織、跨單位的水平業(yè)務(wù)審批和公文交換。

辦公 OA 系統(tǒng)是企業(yè)統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作門戶，通過單一登錄機(jī)制， 成為所有系統(tǒng)的入口點(diǎn)。平臺(tái)基礎(chǔ)技術(shù)架構(gòu)上必須支持并有成熟的解決方案（和案例），落實(shí)內(nèi)部組織架構(gòu)（包括單位、部門）、 崗位和職級(jí)定義、人員權(quán)限、角色定義（包括系統(tǒng)角色、應(yīng)用角 色）等設(shè)置

辦公管理需求

協(xié)同管理功能 協(xié)同管理是集團(tuán)架構(gòu)下公司間的協(xié)同工作平臺(tái)（包括異地分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員機(jī)構(gòu)協(xié)同），以完成公司辦公中的資料傳遞、審批、 請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、工作溝通等工作內(nèi)容。必須支持簡(jiǎn)捷的文字 編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載，以及附件加載。建議支持可 以圖形化的方式靈活自建流程，建議支持以圖形化的方式對(duì)協(xié)同流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤，催辦、查辦協(xié)同的處理等，建議支持多種形式的流程策略：可以終止、回退、撤銷、加簽、知會(huì)和轉(zhuǎn)發(fā)等,審批支持會(huì)簽、或簽等。 待辦協(xié)同事項(xiàng)能通過SMTP等交換協(xié)議和外部郵件協(xié)同。支持事項(xiàng)發(fā)起人自建流程、調(diào)用模板流程、自建個(gè)人模板、調(diào)用格式、上傳對(duì)應(yīng)附件、調(diào)用表單等。 管理和業(yè)務(wù)流程的定義能支持多節(jié)點(diǎn)、多表單、多人員協(xié)同。

公文交換與流轉(zhuǎn)功能

公文交換與流轉(zhuǎn)作為辦公室工作的重要內(nèi)容，也是協(xié)同管理平臺(tái)的核心部分。其功能要求按國(guó)家電子公文管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)，主要包括收文管理、發(fā)文管理、處室發(fā)文及流轉(zhuǎn)跟蹤督辦等；內(nèi)容 包括各種下發(fā)和上呈的公文、信息的通報(bào)、會(huì)議通知、應(yīng)急通知等。通過公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文管理的自動(dòng)化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等問題。同時(shí)對(duì)接法大大提供安全的電子簽章系統(tǒng)，支持手寫批注簽名等。

檔案管理功能

檔案管理系統(tǒng)（可能需要另外開發(fā)）應(yīng)提供以下功能：滿足傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化采集模式，支持電子檔采集、掃描數(shù)據(jù)采集、 數(shù)據(jù)索引、元數(shù)據(jù)采集等功能，按照檔案管理的要求，進(jìn)行接收、 整理、分類、編目、排序、補(bǔ)充、歸檔等一系列的整編歸檔等功 能，還有圖書及資料借閱、檔案統(tǒng)計(jì)等管理功能。

資產(chǎn)管理功能

資產(chǎn)管理涵蓋對(duì)企業(yè)層面和項(xiàng)目所涉及的資產(chǎn)進(jìn)行全生命周 期管理的支持工具，內(nèi)容包括從資產(chǎn)的申請(qǐng)、審批、驗(yàn)收、領(lǐng)用、 維修到報(bào)廢，解決企業(yè)資產(chǎn)重復(fù)采購、使用率低、運(yùn)營(yíng)成本增高、 資產(chǎn)因故流失等問題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)透明化、價(jià)值最大化，并為財(cái)務(wù)等相關(guān)部門提供了最具價(jià)值的原始數(shù)據(jù)。配合資產(chǎn)管理，建 立起采購管理體系，沉淀體系內(nèi)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)和與其它相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，可以發(fā)揮更大作用。