南科協同辦公OA系統一期
南科為了實現公司發展戰略和目標，希望借助協同辦公OA系統建立一套統一的、標準化的、靈活的協同辦公平臺。通過實現集團式的一體化運營管理，建立集權與分權的管控模式，實現公司內部高度協同統一，保證信息傳遞的及時性、 真實性等高要求，能以最低的成本、更快的速度和更好的質量發展，并兼顧幾點核心管理需求。OA系統支持公司在采用矩陣式管理模式的同時，優先落實實現公司當前管理與業務上已經建立的各項制度和規范，建立集團管控的標準和統一的運營體系，并通過管理平臺和數字化實現方式， 協助公司在各部門層面實現對全面管控和一體化運營的統一認識。
本項目非常強調集團化形式的集中管控的要求，解決方案尤其強調集中的流程協同管理，并要求考慮數據與權限的集中管控、 異構信息系統的整合、集團集體企業文化的打造，集團協作能力 和資源共享能力的培養。同時各個分支或區域機構擁有單位內部的全部管理權限，滿足各機構內部管理需要和信息安全的需要。 集團化多組織應用是本項目的需求核心。平臺應用架構必須支持集團性大型組織的發展和變化，必須解決組織結構、業務重組、組織再造等結構治理向對應的問題，支持大型組織長期發展架構模型，支持虛擬組織（如項目組）形式，能夠協助建立與集團核心管理流程和治理模式相適應的跨單位流程及權責體系，從而協助集團政策規則制度執行的落地，滿足集團戰略管控、運營 管控和財務管控的戰略協同行為和垂直業務管控的要求，解決跨組織、跨單位的水平業務審批和公文交換。
辦公 OA 系統是企業統一協調的工作門戶，通過單一登錄機制， 成為所有系統的入口點。平臺基礎技術架構上必須支持并有成熟的解決方案（和案例），落實內部組織架構（包括單位、部門）、 崗位和職級定義、人員權限、角色定義（包括系統角色、應用角 色）等設置
辦公管理需求
協同管理功能 協同管理是集團架構下公司間的協同工作平臺（包括異地分支機構、會員機構協同），以完成公司辦公中的資料傳遞、審批、 請示、報告、匯報、工作溝通等工作內容。必須支持簡捷的文字 編輯、信息流轉、回復、意見加載，以及附件加載。建議支持可 以圖形化的方式靈活自建流程，建議支持以圖形化的方式對協同流轉進行全程跟蹤，催辦、查辦協同的處理等，建議支持多種形式的流程策略：可以終止、回退、撤銷、加簽、知會和轉發等,審批支持會簽、或簽等。 待辦協同事項能通過SMTP等交換協議和外部郵件協同。支持事項發起人自建流程、調用模板流程、自建個人模板、調用格式、上傳對應附件、調用表單等。 管理和業務流程的定義能支持多節點、多表單、多人員協同。
公文交換與流轉功能
公文交換與流轉作為辦公室工作的重要內容，也是協同管理平臺的核心部分。其功能要求按國家電子公文管理標準實現，主要包括收文管理、發文管理、處室發文及流轉跟蹤督辦等；內容 包括各種下發和上呈的公文、信息的通報、會議通知、應急通知等。通過公文流轉系統實現收發文管理的自動化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。同時對接法大大提供安全的電子簽章系統，支持手寫批注簽名等。
檔案管理功能
檔案管理系統（可能需要另外開發）應提供以下功能：滿足傳統紙質檔案數字化采集模式，支持電子檔采集、掃描數據采集、 數據索引、元數據采集等功能，按照檔案管理的要求，進行接收、 整理、分類、編目、排序、補充、歸檔等一系列的整編歸檔等功 能，還有圖書及資料借閱、檔案統計等管理功能。
資產管理功能
資產管理涵蓋對企業層面和項目所涉及的資產進行全生命周 期管理的支持工具，內容包括從資產的申請、審批、驗收、領用、 維修到報廢，解決企業資產重復采購、使用率低、運營成本增高、 資產因故流失等問題，實現企業資產透明化、價值最大化，并為財務等相關部門提供了最具價值的原始數據。配合資產管理，建 立起采購管理體系，沉淀體系內專業知識，同時和與其它相關系統的數據共享，可以發揮更大作用。
