某區人才管理檔案管理信息系統

建設“檔案管理信息系統”（以下簡稱“系統”），通過檔案電子信息化手段完善檔案管理工作。通過建立統一的標準，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，保障檔案工作靈活、高效、安全地開展。

系統功能描述

1．文件管理

文件的前期收集和管理工作。主要包括收發文及資料管理。實現對文件和資料的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件資料報表的打印等功能。

2．歸檔整編功能

可在歸檔操作前配置歸檔規則，如歸到哪個庫中，形成哪種檔案類型，原始數據與目標數據的字段對應關系等。 整個流程應包括數據收集、數據整理、移交接收和數據歸檔四個步驟。

（1）數據收集。

待歸檔數據的收集應支持但不僅限于以下四種方式：系統接口導入、掃描、手工錄入及離線錄入。

（2）數據整理。

是對于進入系統的待歸檔數據的整理，使之成為符合規范的檔案數據。

主要功能應包括：分類、排序、立卷及調整等。其中，調整功能需包含：新增、修改、批量修改、刪除、搜索、排序、導入、導出、移庫等。

（3）移交接收。

是指外部檔案員將整理好的數據移交給檔案管理員并由后者進行確認接收的過程。數據角度即是外部檔案員對檔案的臨時歸屬權轉換成內部管理員

（4）數據歸檔。

檔案管理員對已接收的數據進行歸檔操作， 功能包含檢驗、編織目錄和歸檔。 支持標準格式轉換例如PDF格式，原格式文件需在系統保留。檔案之間通過標簽關鍵字進行關聯

3．檔案管理功能。

主要包括文檔錄入、文檔預覽、瀏覽、 統計報表、打印模板和銷毀等功能。

（1）文檔庫設置

設定庫的類型和基本屬性

（2）文檔錄入

支持輸入包括圖像、數據、文檔等，可結合OCR

（3）文檔瀏覽

可按照分類、日期、保管期限、密級、編織人員姓名、標簽等字段排列，支持文案、圖片的預覽、放大、旋轉、縮小功能

（4）統計報表

支持統計分析、分類匯總和餅圖、柱狀圖等

（5）打印模板

文檔模板化，提供可自定義拖拽的字段，用戶可自己編輯模板

（6）鑒定與銷毀流程

可自動設定日期或者手動根據篩選條件批量銷毀

4．檔案使用

（1）檢索查詢

支持多條件組合篩選，并支持對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印等技術處理。

（2）檔案借閱

借閱流程化處理，并記錄借閱人，借閱情況，同時對歸還、續借流程也做統一流程化處理，支持審批

催還，利用消息通知功能自動或者手動進行催還提醒觸發

5．系統設置與維護功能。

主要包括權限管理、流程管理、日志 管理及用戶監控等。

（1）權限管理

權限管理主要包括機構和用戶的管理、各用戶不同功能的管理、 以及用戶訪問數據的管理。系統采用角色、用戶分等級對權限進行處理。

（2）流程管理

支持多步審批、會批、或批。

（3）日志管理。