企業報銷申請系統案例

企業報銷申請系統建設目標

采用在線審計機制代替人工審計，減少了人為操作失誤的可能性，提高了審批的準確性。

自動通知申請人報銷結果，提高信息傳遞的效率和及時性。

實現報銷文件樣式和尺寸的統一，便于財務歸檔、查閱和憑證管理。

項目范圍

差旅費類報銷

• 飛機票
• 火車票
• 船票
• 酒店住宿發票
• 市內交通費（出差期間）
• 餐飲費
• 出差補助
• 其他相關發票

日常報銷

• 市內交通費
• 快遞費
• 餐飲費
• 托育費
• 員工福利
• 其他相關發票

功能需求

報銷新增申請

• 發票號碼校驗：新增申請時，系統需實時校驗發票號碼是否與歷史記錄重復，若重復則禁止保存提交。
• 報銷金額驗證(待定)：支持配置限額規則，提示并禁止超過限額提交。
• 成本計算：在單一報銷申請界面上，自動顯示每個細節的成本計算。
• 報銷總計計算：系統需要在同一申請中實時總結各科目的報銷金額，并以小寫金額的形式呈現。

打印功能

• 出差報銷申請單
• 付款申請單
• 尺寸統一為 A5
• 根據科目設置并自動匹配打印模板打印不同的布局
• 為了支持必要的離線簽名流程，所有打印格式都應預留簽名區域

權限管理

• 附件下載操作需要單獨權限控制。
• 財務角色可以查看全員歷史報銷記錄
• 員工申請人僅能查看本人提交的歷史記錄

其他通用功能

• 公布報銷規則:公司的最新報銷制度應在系統中展示，包括限額標準、所需材料清單等。
• 數據查詢:支持多條件組合查詢按時間、科目、部門、流程狀態等維度進行。
• 申請刪除：具有合理權限的用戶可以刪除特定的申請記錄(例如草稿狀態或拒絕狀態)
• 申請修改功能：
• 在流程允許范圍內修改申請內容
• 可以修改當前申請的審核狀態(審批節點權限需要根據程序設置)

本報銷申請系統的建設旨在解決傳統報銷過程中人工審計容易出錯、信息傳輸不及時、文件格式不統一、權限管理混亂等問題。審計準確性和財務憑證管理效率通過在線自動驗證發票的重復和金額限制、報銷單據的統一格式和尺寸、明細和總額的自動匯總提高；系統還實現了報銷進度和結果的實時通知，有效提高了信息傳輸效率，降低了員工溝通成本。與此同時，系統通過嚴格的權限控制來保證數據的安全。雇員只能查看自己的記錄，財務部門有權全面查看；附件下載和其它敏感操作也可單獨授權。此外，系統支持報銷系統的公開宣傳，并根據多種條件查詢歷史記錄，幫助員工規范報銷行為，便于高效的財務統計和審計管理，實現報銷流程的標準化、透明化和智能化。

獲取更多信息請聯系售前電話

400-103-7662

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